こんにちは、コンサルタントの石黒です。
この記事は「自分は人より仕事が遅い方だ…」という自覚があり、常日頃から悩んでいる人向けの記事です。 最近、残業問題が話題になっていますが、単純に考えると自分の仕事スピードが早くなれば、残業は減るはずですよね。 とは言っても、
- 気がついたら１つの仕事を終わらせるのに、想定以上の時間がかかってた…
- 仕事が遅く、スケジュール通りに進まず、結局〆切前に一気に片付ける事に…
- 定時を過ぎても、全然仕事が進んでいなくてうんざり…
結果、残業ばかりが増えてしまう…という事はよくあると思います。
恐らく多くの場合、１つの仕事に対し、集中力を持続できていないことが、遅くなる原因ではないでしょうか。
一方、仕事が早い人は、仕事への集中力が途切れることが少なく、短期集中で終わらせるので、仕事が早く終わります。
そこで今回は、私が試して効果の高かった「集中力を途切れさせない」ための対策をご紹介します。
なぜ集中が途切れてしまうのか？その原因
「集中力を途切れさせない対策」の前に、集中が途切れてしまう原因を考えてみたので、まずはこちらをお話させください。
集中力を自分でコントロールするのは難しい
集中力が低く、仕事が遅い人は、仕事中に他の事が気になり始めると、つい手を止めてそっちを始めてしまったり、仕事中に声を掛けられて一旦仕事が中断すると、再開するまで時間がかかる、ということがしばしばあるように思います。
いわば、集中できているようで、できていない状態になりがちです。
でも、だからといって、瞑想したり、コンディション管理を徹底しても、すぐに集中力って伸びませんよね。普段から飽き性で集中力が低い自分が、そんな簡単に変われそうもありません。
このように、集中力を自分自身でコントロールするのはなかなか難しそうです。
集中を「邪魔する何か」を減らす方が簡単
そこで私は、自分の集中力を高めるのではなく、集中を邪魔するものを減らせないか考えてみました。「集中を邪魔するもの」とは、例えば「他のことが気になる」「作業に割り込みが入る」といった外部からの邪魔だったり、「すぐ飽きちゃう」「不安になる」といった自分の内面からの邪魔があります。
そこで、以下の２つのアプローチを試みました。
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※具体的な方法は後述します。
１は、外部からの邪魔を減らす対策です。こちらは単純ですね。
２は、自分を仕事に熱中させることで、「飽きて集中が落ちる」といった、自分の内面の邪魔を減らすための対策です。
実際に自分で試してみました。その結果、どうなったでしょうか？
邪魔を減らした結果、格段にスピードアップ！
邪魔を減らす取り組みを始めて、数ヶ月。仕事中に仕事以外の事が気になることが減り、集中力が増し、生産性がかなりアップしていることに気が付きました。例えば、
- それまで平均１時間半かかっていた作業が、30分で終わるようになった
- 同じ時間で、より濃い結果を残せるようになった
- それまで後回しにしがちだった小さいタスクを、さっさと早めに片付ける習慣がついた
といった、「明らかに仕事の効率が高まる実感」を得られるようになりました。
残業もかなり減りました。その時に試した具体的な方法を、これからご紹介します。同じ悩みを持つ方は、ぜひ試してみてください！
「集中を途切れさせない」6つの対策
それでは、私が取り入れた合計６つのメソッドをご紹介します。前述した、下記の２つに分けてお伝えします。
- 「邪魔そのものを減らす」工夫
- 「自分を仕事に熱中させる」工夫
まずは、集中を妨げる要素、つまり仕事の邪魔を減らすための方法を４つご案内します。
１．１日todoリストで「今日しなくていい仕事」は気にしない
まずは「今日やらなくていい仕事」を気にしないようにするための方法です。
仕事中、他のペンディング（保留事項）が気になり、「あ、あの仕事どうなってたっけ？」となると、一気に頭の中を専有し、集中力を奪いますよね。
そうならないために、「１日単位」のtodoリストを作りましょう。これは言い換えると「今日はこれだけやって帰る」リストになります。要は、「今日はそのリストの仕事以外はやらない」、というリストです。
今日やるべきでない仕事を視界に入れないことで、気にならなくなります。ちなみに私は、裏紙を使い、下記のようなリストを作っています。
Web上のTodoリストもありますが、開く自体が面倒なのと、他の仕事がチラチラ見えて、気が散る原因になるので、やめました。
毎日、朝やその日の夕方に新しく書き換えます。そのタイミングで、ペンディングリストを付け合わせ、ToDoリストを更新しています。
２．「社内からの割込み」は、マニュアルとルールで減らす
続いてご紹介するのは、社内からの「割込み」を減らすための「マニュアル」と「声がけルール」です。
例えば、電話の取り次ぎや、社内からの細かい相談や質問の声がけが止まらず、自分の仕事に全然集中ができない…という事はよくありますよね。しかし、それらの声がけを無視するわけにもいきません。
マニュアルでQA対応を効率化
私は、その横やりを少しでも減らすために、社内のマニュアルをかなり充実させています。何か疑問点があったら、まずはマニュアルを読んでもらい、解決できないか確認をしてもらいます。そうすることで、同じ相談や質問を受けることが大分減りました。
声掛けルールで集中できる環境作り
もし、マニュアルをすぐに作れない場合は、声を掛けるルールを決めましょう。例えば、「急ぎでないホウレンソウはチャットで済ます。」といった感じです。相談する側はすぐにでも相談したいでしょうが、グっと堪えてもらいます。案外平気です。また相談を受ける方も、自分のタイミングで確認できるので、じっくり返事ができます。
その結果、弊社では会議以外の作業時間は、口頭での相談や質問は必要最低限に留まって、各自が集中できる環境ができています。ぜひお試しください。
３．「仕事外の用事」はリマインダーで忘れちゃう
３つめは、「仕事外の用事やタスク」を気にしないようにするための対策です。
例えば、「今週末の飲み会の席の予約、やったっけ？」「嫁から（帰りにトイレットペーパー買ってきて）って言われてたな」など、ちょっとした雑用やプライベートの用事が頭をよぎることってありますよね。
一度気になり始めると、頭からなかなか離れてくれません。
そうならないために、仕事の以外の用事やタスクは、リマインダーに全部登録して、仕事中は忘れてしまいましょう。
リマインダーに登録しておけば、通知が来るまでは気にしなくて良いという状態になるため、より仕事に集中できるようになります。
私はこれが結構効果テキメンでして、かなり集中力がアップしました。日頃から余計なことばかり考えていたんですねきっと。。^^;
買い物の予定、毎週のゴミ出しや読みたい本など、なんでも登録しています。
おすすめのリマインダーアプリ
ちなみに、私のオススメのアプリは「DUE」です。オススメ理由は、以下の通りです。
- 入力操作が簡単で、登録が苦にならない。続けられる
- 完了時、フリックでシュッ！と消しこめるのが気持ちいい
- ロック画面から通知の確認＆完了ができる
- 繰り返し設定をかなり細かくできるので、大体のルーチンを網羅できる
- スヌーズも完備。通知を無視しても、しつこく追ってきてリマインド
とにかく使い勝手が良いです。
もしかしたら、「リマインダーなんて、自分を縛るようで嫌だ！！」と思われる方もいるかもしれません。それは実は誤解です。リマインダーを使うことで、逆に「予定に縛られていること」から開放されるのです。
半信半疑の方は、とりあえずアプリをダウンロードし、自分の一ヶ月のルーチン作業を登録して、毎日過ごしてみてください。きっと、頭が軽くなっていることを実感できると思いますよ。
４．仕事中、携帯は目の届かない所にしまう
携帯電話は、仕事中はポケットや鞄の中など、目の届かない所にしまっておきましょう。
仕事中、携帯がふと目に入ると、ついメールやLINE、SNSが気になってしまうものです。小さなことですが、「チリも積もれば山となる」、集中を削っている可能性があります。気にならない人はいいですが、気になる人はしまっておきましょう。
ちなみに私は、「仕事中の携帯断ち」をしてから、会社での集中力が高まっただけでなく、家でも無駄に携帯をいじる時間が減り、「趣味の時間や家族と過ごす時間が増える」という副次効果がありました。
５．「仕事のメリット」を明らかにする
続いては、仕事にのめり込み、気持ちを高めることで、集中力を高める方法を２つご紹介します。
仕事の邪魔がいくら減っても、自分自身が仕事に飽きていたり迷いがあったりしては、集中力は下がりますよね。
人間、楽しいことは時間を忘れて没頭してしまうものです。仕事も同じように、魅力や楽しみを感じたり、迷いを打ち消すことで、のめり込むことができます。すると集中力が高まり、仕事も早くなるはずです。２つのメソッドを紹介します。
人間、何事も好きになると燃えますよね。燃えると、自然と集中します。例えば、恋に一度落ちると、その人しか見えなくなるもの。同じように、仕事を好きになってください。心の底から、「自分はこの仕事をやる価値がある！」と思えるまで、目の前の仕事を好きになってください。
これは私の経験談ですが、それだけで仕事への集中度がかなり高まります。
仕事の「好き」を掘り下げる方法
しかし、そうは言われても「急に好きになれるか！」「仕事は仕事、好きになんかなれるか！」とツッコミたくなると思います。
そこで、自分に「仕事が好きな点を気づかせる」ための良い方法をご紹介します。それは、「とことんメモで仕事のメリットをメモに書いて掘り下げる」という方法です。やり方は簡単。下記の２点を、「なぜ？なぜ？」ととことん掘り下げるのです。
- なぜ自分は、この仕事をしているのか
- この仕事が終わると、自分にどんな良いことがあるのか
少しイメージしづらいかもしれませんね。
例えば、あなたがジムに通い出したとします。ついサボりがちになった時、「なぜ私はジムに行っているんだっけ？健康のため？夏までにやせて海に行くため？」と、ジムに通い始めた頃に考えていたことを振り返ってみます。そうすると、また通うモチベーションが高まりますよね。
同じように仕事でも、その仕事のそもそもの目的を掘り下げるのです。
「とことんやる」ことがポイントです。「お金を稼ぐため」「自分の成長に繋がる」というような浅い階層ではなく、とにかく自分が納得する深い部分まで掘り下げます。例えば、私の例ですと、
- 私はECコンサルティングをしている
- その仕事をすると、どんな良い事があるか？
- 例えば、問題の解決を通し、相手に喜んでもらえる
- どんなふうに喜んでもらえる？
- 「ありがとう」と声をかけてもらえる
- 声をかけられると、なぜ、どのように嬉しいの？
- 自分の「頼られたい」という気持ちが満たされるから
- 他には、自分の学びも多いのも良い点だ
- どんな学びが多い？？
- 例えば…（以下、略）
といった感じで、アメーバのように、自分が潜在的に思っていること、価値を感じることをひたすら書いていきます。
ある程度続けると、敢えて書き出して眺めることで、メリットが顕在化し、頭の中だけではピンとこなかったことが、不思議とハラオチする感覚に陥ります。
もし、どうしても好きになれなかったら、それでも大丈夫です。とことん掘り下げて「自分にとって価値はないこと」がわかっていれば、わかっていない時より集中できるようになるかもしれません。ぜひ、一回でもいいので、1～2時間試してみてください。
６．他人とタスクを共有し、「迷い」を無くす
何事も、迷いがあると集中できなくものです。仕事も同じです。向かっているゴールや、やっている事や手順が正しいのか、常にはっきりさせておくことで、集中力が高まります。
そこで、仕事は１人で抱えず、「なにを・いつまでに・なぜ・どのように」といった5W1Hや、スケジュールを誰かと共有しておきましょう。
例えば、一番身近な相手だと、上司やチームのメンバーですね。細かく１つ１つ全部共有する必要はありません。スタートとゴール、タスクの内容、順番だけでも共有しておくことで、「自分は今この仕事をやってていいんだ」という思いが働き、迷いが減り、結果集中力が高まります。
もし上司の方が面倒そうな態度をとったら、「早く良い仕事をするために協力してください！」と伝えましょう。そうすれば、きっと時間を取ってくれるはずです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
集中が途切れるのには理由があり、集中を「邪魔する何か」が存在します。その邪魔を少しでも減らすために、下記の２つのアプローチをご紹介しました。
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具体的には、以下の６つの対策です。
- １日todoリストで、「今日しなくていい仕事」は気にしない
- 「社内からの割込み」は、マニュアルとルールで減らす
- 「仕事外の用事」は、リマインダーで忘れちゃう
- 仕事中、携帯は目の届かない所にしまう
- 「仕事のメリット」を明らかにする
- 他人とタスクを共有し、「迷い」を無くす
すぐできるのは、「携帯をしまう」ですかね（笑）（私は効果大でした）。ぜひ、できそうな対策から試してみてくださいね！
PS
実行することに不安がある方は、弊社までお声かけください。自分の取り組みに対して、誰かが「順調ですね」「ちょっとペース落ちてませんか」などと声をかけてくれると、実行力が上がります。そこで弊社コンサルタントが、あなたの思考のクセや苦手なことを理解した上で伴走し、声がけをします。もう一人で悩まなくて済みます。
この記事を書いた人
- エクステリア通販会社にて、店長業務に加えて物流・ユーザサポート・システム開発まで幅広く担当。市場ニーズと競合度を見極めて自社オリジナル商品を企画、自ら販促全般まで行って人気商品を量産。楽天ショップオブザイヤーにてジャンル賞を受賞したが、独自ドメイン店にも明るい。休日はバンド活動中。
